Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.
Инструкция для сотрудников структурных подразделений является пошаговым руководством по обработке документов и подготовке их .
Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования. Масимов. Утверждены постановлением Правительства. Республики Казахстан от 2.
Общие положения. 1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 1. Закона Республики Казахстан от 2.
При ведении делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления на государственном и официальном языках, документ . Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными . Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи. Архивация документации - это очень важный и нужный момент в делопроизводстве любой компании! В этом видео мною Вам будет .
Ведомственный или частный архив организации (далее - архив организации) создается для приема от структурных подразделений организации, хранения, обеспечения сохранности, учета, использования документов на традиционных и электронных носителях информации и подготовки документов, отнесенных в установленном порядке к составу Национального архивного фонда, к передаче на постоянное хранение. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документов, создаются следующие разновидности архивов: управленческой документации; аудиовизуальной документации; научно- технической документации. Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями (далее - электронные документы). Трудовое Воспитание Дошкольников Презентация. Архив организации осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, определяющим задачи, функции, и состав принимаемых документов. Данное Примерное положение разрабатывается согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
Уполномоченный орган, местные исполнительные органы в области архивного дела и документации областей, (города республиканского значения, столицы), Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую помощь по внедрению Правил и, в случаях предусмотренных законодательством Республики Казахстан, осуществляют контроль за выполнением их требований. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1. Термины и определения. Прием документов. Порядок приема документов на хранение. Архив организации принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации.
В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций. Прием дел с управленческой документацией в архив от структурных подразделений организации осуществляется в порядке, определенном правилами документирования и управления документацией. При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию дел, передаваемых по данной описи; 2) наличие дел временного (до 1.
Аудиовизуальная документация поступает в архив организации в виде: 1) законченных производством аудиовизуальных документов, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников; 2) оригиналов и копий аудиовизуальных документов на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) комплектность документов; 2) физическую сохранность документов; 3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.
В состав текстовой сопроводительной документации входят: 1) для кинодокументов - аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов; 2) для фотодокументов - аннотации; 3) фонодокументов и видеодокументов - акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фотодокументам и видеодокументам. Соответствующие структурные подразделения организации передают научно- техническую документацию на хранение после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо, по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей. При приеме научно- технической документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет: 1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация); 2) наличие установленных подписей и дат; 3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов; 4) пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов). Научно- техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька). В процессе приема электронных документов проводится: 1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации; 2) запись информации электронных документов на носители; 3) проверка качества записи; 4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью; 6) подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация: 1) название документа; 2) дата его создания; 3) характеристика содержания (аннотация); 4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи; 5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Экспертиза ценности документов проводится на основе: 1) нормативных правовых актов Республики Казахстан по архивному делу и документационному обеспечению управления; 2) типового, отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения; типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период; 3) соответствующих нормативно- методических документов уполномоченного органа, местных исполнительных органов и государственных архивов.